Unified Communications
Conférences
5.4 Conférences
Dans une conférence, plusieurs participants (y compris externes) peuvent téléphoner les uns avec les autres simultanément. Grâce à la gestion des conférences de myPortal for Outlook, vous pouvez établir rapidement et simplement différents types de conférences et les planifier à l'avance.
Types de conférences
Les différents types de conférences présentent les caractéristiques suivantes :
Utilisation
Démarrer
Fin
Ad-hoc
• gestion par le téléphone
• géré(e) par l'application
• Manuelle
• Manuelle
programmé
• géré(e) par l'application
• selon calendrier
• selon calendrier
• Manuelle
Durée de réservation des canaux de la conférence
• par défaut 1 heure • selon calendrier
Prolongation
Récurrence
-
• Manuelle
Sens de l'établissement de la connexion du point de vue du système de communication
• Sortant
Groupe des participants • fixe
Authentification des participants à la conférence
x
• selon calendrier
• Sortant
• Entrant
• fixe
• ID de conférence individuel (option)
• Mot de passe
(option)
Permanent
• géré(e) par l'application
• Manuelle
• Manuelle
• fixe
• ID de conférence individuel (option)
• Mot de passe
(option)
ouverts
• géré(e) par l'application
• Manuelle
• Manuelle
-
-
• jusqu'à désactivation ou suppression de la conférence
• Entrant
-
-
• jusqu'à désactivation ou suppression de la conférence
• Entrant
• ouverts
• ID de conférence commun (option)
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Conférences
Enregistrement aussitôt activé dans le système
Invitation par e-mail avec :
Rendez-vous Outlook comme pièce jointe d'email (.ics)
-
Ad-hoc
• manuellement (On
Demand Conference Recording)
• Nom de la conférence
• Lien pour session
Web Collaboration
programmé
• automatique (Auto
Conference
Recording)
• manuellement (On
Demand Conference Recording)
Permanent
• automatique (Auto
Conference
Recording)
• manuellement (On
Demand Conference Recording) x
• Nom de la conférence
• Numéro de sélection
• ID de conférence
• Mot de passe
• Date et heure du début et de la fin de conférence
• Lien pour session
Web Collaboration
-
• Nom de la conférence
• Numéro de sélection
• ID de conférence
• Mot de passe
• Lien pour session
Web Collaboration
-
ouverts
• automatique (Auto
Conference
Recording)
• manuellement (On
Demand Conference Recording)
• Nom de la conférence
• Numéro de sélection
• ID de conférence
• Mot de passe
Conférence gérée par l'application
En tant qu'abonné vous pouvez lancer, gérer et administrer une conférence à l'aide de la gestion des conférences de myPortal for Desktop ou myPortal for
Outlook.
Conférence gérée par téléphone
En tant qu'abonné, vous pouvez lancer une conférence gérée par le téléphone de la manière suivante et ensuite la gérer au téléphone :
•
appeler les participants souhaités et les associer à la conférence
•
Elargir un double appel en une conférence
•
Elargir un deuxième appel en une conférence
Salle de conférence virtuelle
Dans la salle de conférence virtuelle, vous pouvez suivre en temps réel une conférence avec le cercle des participants représenté de manière graphique et aussi la diriger en tant que directeur de conférence. La salle de conférence virtuelle indique le numéro de téléphone, le nom et l'état Présence des participants, pour autant qu'ils sont disponibles.
Icône Signification
Directeur de conférence
Système de communication – la conférence est arrêtée
Système de communication – démarrage de la conférence
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Conférences
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Icône Signification
Système de communication – la conférence est démarrée
Système de communication – la conférence est enregistrée
Système de communication – la conférence est enregistrée et alternativement
Système de communication – la conférence est en cours d'arrêt participant à la conférence prévu (icône suivant état Présence actuel) participant à la conférence appelé participant à la conférence en train d'entrer participant à la conférence en train de s'authentifier participant à la conférence connecté
Chaque flèche entre le système de communication et un participant à la conférence ou le directeur de conférence indique la direction de l'établissement de la connexion du point de vue du système de communication :
• Sortant
:
Le système de communication est en train d'appeler. Pour les participants internes, uniquement toutefois lorsque le participant n'a pas activé de renvoi vers la boîte vocale
• Entrant
:
Le participant à la conférence ou le directeur de conférence entre à l'aide du numéro de sélection.
En cours de participation à une conférence le fait d'effectuer un autre appel ou de recevoir un autre appel coupe le participant de la conférence.
Numéro de sélection
L'administrateur peut modifier les numéros d'accès aux conférences définies lors de l'installation de base. Vous pouvez afficher le numéro de sélection d'une conférence.
Directeur de conférence
Jusqu'à présent, l'initiateur d'une conférence devient le directeur de conférence.
Celui-ci peut (en fonction du type de conférence) :
•
ajouter ou supprimer des participants à la conférence ;
Les participants supprimés ne restent pas dans la conférence.
•
déconnecter ou reconnecter des participants à la conférence :
Les abonnés déconnectés peuvent rester dans la conférence. Pendant que le directeur de conférence connecte un participant à la conférence, le parti-
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Unified Communications
Conférences cipant à la conférence unique entend la musique d'attente ou bien les autres participants à la conférence sont reliés les uns aux autres.
•
enregistrer la conférence
Les conférence où l'un des participants a été mis en garde ne peuvent pas
être enregistrées.
•
Définir un autre abonné interne comme directeur de conférence
•
quitter la conférence sans y mettre fin :
Le participant interne qui est connecté depuis le plus longtemps devient automatiquement directeur de conférence.
•
terminer la conférence
Participant à la conférence
Les participants à la conférence peuvent quitter la conférence ou bien y entrer de nouveau (conférence programmée et conférence permanente). Tant qu'une conférence ne comprend qu'un seul participant, celui-ci entend la musique d'attente. L'administrateur peut déterminer si plusieurs participants externes sont admis ou non dans la conférence.Le nombre maximum des participants à la conférence externes est limité notamment par le nombre des lignes réseau disponibles.
Tonalité de conférence
Lors de la connexion ou de la déconnexion d'un participant à la conférence, les autres participants à la conférence entendent une tonalité d'avertissement.
L'administrateur peut activer ou désactiver la tonalité de conférence.
Terminer automatiquement sans directeur de conférence
Lorsque seuls des participants externes demeurent dans la conférence, ils entendent au bout d'un certain temps une tonalité d'avertissement. Une fois qu'une seconde période de temps s'est écoulée, le système de communication met fin automatiquement à la conférence. L'administrateur peut modifier ces durées.
Notification par e-mail et rendez-vous Outlook
Le système peut informer les participants à la conférence automatiquement par e-mail ou, dans le cas de conférences programmées, en plus au moyen d'un rendez-vous Outlook en pièce jointe (.ics) :
Evénement participants à la conférence avertis
Nouvelle conférence
Effacer la conférence
Déplacer la conférence tout
Ajouter des participants à la conférence concernés
Supprimer des participants à la conférence
Rendez-vous Outlook
création automatique effacement automatique
Actualisation automatique création automatique
(concernés) effacement automatique
(concernés)
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