Unified Communications
Conférences
5.4.4.1 Comment configurer une conférence ouverte
Conditions préalables
•
Votre administrateur a configuré un numéro de sélection pour les conférences.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Démarrer une nouvelle conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Démarrer la conférence.
La fenêtre Conférence AdHoc s'ouvre avec vous en tant que directeur de conférence.
2)
Ajoutez les participants à la conférence, voir
Comment ajouter un participant
à la conférence
.
3)
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Salle de conférence >
Sauvegarder sous
.
4)
Dans le champ de saisie, entrez un nom pour la conférence.
5)
Entrez la Date de démarrage.
6)
Entrez l'Heure de démarrage.
7)
Entrez l'Heure de fin.
8)
Si la conférence doit se répéter périodiquement, cliquez sur Conférence
périodique
.
a)
Sélectionnez la Date de fin pour la série de conférences.
b)
Cliquez sur Récurrence quotidienne, sur Récurrence hebdomadaire, ou sur Récurrence mensuelle et sélectionnez le détail des autres options souhaitées.
9)
Si vous souhaitez effacer un rendez-vous de conférence d'une série de conférences, effectuez les opérations suivantes.
a)
Cliquez sur Exceptions.
b)
Cliquez sur Ajouter.
c)
Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine sélectionnez le rendezvous concerné.
d)
Cliquez sur Supprimer cette récurrence.
e)
Cliquez sur OK.
f)
Cliquez sur Annuler.
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10)
Si vous souhaitez déplacer un rendez-vous de conférence d'une série de conférences, effectuez les opérations suivantes.
a)
Cliquez sur Exceptions.
b)
Cliquez sur Ajouter.
c)
Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine sélectionnez le rendezvous concerné.
d)
Cliquez sur Reprogrammer cette récurrence.
e)
Sélectionnez une Nouvelle date programmée.
f)
Sélectionnez une nouvelle Heure de début.
g)
Cliquez sur OK.
h)
Cliquez sur Annuler.
11)
Cliquez sur Sauvegarder.
12)
Cliquez sur Avancé.
13)
Dans la liste déroulante Type de conférence, sélectionnez l'entrée Confé-
rence ouverte
.
14)
Sélectionnez la Langue de la conférence souhaitée pour les annonces et les invitations par e-mail (par défaut, il s'agit de la langue de la boîte vocale).
15)
Cochez la case Cette conférence est une conférence active.
16)
Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide de la touche *, cochez la case Obliger les participants à
taper sur "*" (étoile) pour entrer dans la conférence
.
INFO:
Cette option est recommandée lorsque les participant à la conférence ne doivent pas s'identifier au moyen d'un mot de passe. Ainsi, seuls les abonnés présents sont reliés à la conférence, à l'exclusion des boîtes vocales.
17)
Si vous souhaitez que le système enregistre automatiquement la conférence, cochez la case Enregistrer automatiquement cette conférence.
18)
Si vous souhaitez définir vous-même l'ID de conférence, effectuez les opérations indiquées ci-après.
a)
Cochez la case Créer votre propre ID de conférence.
b)
Dans le champ de saisie, entrez l'ID de conférence souhaité (4 à 8 positions).
19)
Dans Nombre de canaux, sélectionnez le nombre maximum de participants
à la conférence.
20)
Cliquez sur Sauvegarder.
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