Unified Communications
Conférences
10)
Cliquez sur Sauvegarder.
11)
Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
5.4.2.9 Comment effacer une conférence programmée ou une conférence ouverte
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4)
Si la conférence est démarrée, cliquez sur Arrêter la conférence.
5)
Cliquez sur Enlever puis sur Fermer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment configurer la conférence prévue
5.4.2.10 Comment déplacer certains rendez-vous de conférence d'une série de conférences
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de la conférence prévue.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4)
Cliquez sur Modifier.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
101
Unified Communications
Conférences
5)
Décochez la case Conférence périodique et l'activer de nouveau.
6)
Cliquez sur Exceptions.
7)
Cliquez sur Ajouter.
8)
Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine, sélectionnez le rendez-vous de conférence concerné.
9)
Cliquez sur Reprogrammer cette répétition.
10)
Cliquez sur OK.
11)
Sélectionnez une Nouvelle date programmée.
12)
Sélectionnez une nouvelle Heure de début.
13)
Cliquez sur OK.
14)
Cliquez sur Annuler.
15)
Cliquez sur OK.
16)
Cliquez sur Avancé.
17)
Si vous souhaitez ajouter un texte d'introduction à l'e-mail d'invitation, cliquez dans le champ de saisie Remarques et entrez le texte souhaité.
18)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.4.2.11 Comment effacer certains rendez-vous de conférence d'une série de conférences
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de la conférence prévue.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4)
Cliquez sur Modifier.
5)
Décochez la case Conférence périodique et l'activer de nouveau.
6)
Cliquez sur Exceptions.
7)
Cliquez sur Ajouter.
8)
Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine, sélectionnez le rendez-vous de conférence concerné.
102
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
9)
Cliquez sur Supprimer cette récurrence.
10)
Cliquez sur OK.
11)
Cliquez sur Annuler.
12)
Cliquez sur OK.
13)
Cliquez sur Avancé.
14)
Si vous souhaitez ajouter un texte d'introduction à l'e-mail d'invitation, cliquez dans le champ de saisie Remarques et entrez le texte souhaité.
15)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.4.3 Conférence permanente
Une conférence permanente est illimitée dans le temps. Les participants à la conférence peuvent s'inviter à tout moment.
Le directeur de conférence enregistre la conférence Permanente sous un nom qui lui est propre. Elle demeure établie jusqu'à ce qu'il l'efface.
Options de configuration d'une conférence permanente
L'initiateur de la conférence peut définir les propriétés suivantes :
•
Authentification des participants à la conférence nécessaire lors de l'entrée dans la conférence (par saisie de l'ID de conférence et du mot de passe sur le clavier du téléphone).
INFO:
Les abonnés Mobility Entry doivent entrer l'indicatif pour
Numérotation MF avant leur authentification.
Le mot de passe par défaut pour les conférences est 123456. Le directeur de conférence peut le modifier individuellement pour chaque participant à la conférence.
•
Langue des annonces et des invitations par e-mail (par défaut, langue de la boîte vocale)
Invitation par e-mail
Le système de communication peut inviter automatiquement par e-mail les participants à la conférence. La condition nécessaire est que l'administrateur ait configuré l'envoi d'e-mails. De plus, le participant à la conférence interne doit avoir défini son adresse e-mail. Pour les participants à la conférence externes, l'initiateur de la conférence doit avoir entré leur adresse e-mail. L'e-mail comprend en pièce jointe le rendez-vous Outlook correspondant (.ics).
Démarrer la conférence
Dès que le premier participant à la conférence se connecte, le système ouvre automatiquement chez tous les participants à la conférence interne la fenêtre de la salle de conférence virtuelle dans la mesure où le participant à la conférence myPortal for Desktop a démarré celle-ci avec l'interface utilisateur classique ou
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
103
Unified Communications
Conférences myPortal for Outlook. Tous les participants à la conférence s'inscrivent euxmêmes. Le système de communication présente chaque nouveau participant par l'annonce : "… participe à la conférence."
Sélection
A l'aide du numéro de sélection, chaque participant à la conférence peut s'inviter
à tout moment dans la conférence.
Enregistrer la conférence
Le directeur de conférence peut enregistrer automatiquement ou manuellement la conférence, pour lui et pour tous les participants internes connectés, à condition que l'enregistrement des communications soit activé dans le système.
Les abonnés du propre noeud reçoivent l'enregistrement dans la boîte vocale, les abonnés d'autres noeuds par e-mail. La durée de l'enregistrement est uniquement limitée par la capacité de mémoire du système de communication.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment ajouter un participant à la conférence
•
Comment supprimer le participant à la conférence
•
Comment définir d'autres directeurs de conférence
•
Comment déterminer le numéro de sélection pour une conférence programmée, la conférence permanente ou la conférence ouverte
•
Comment déterminer l'ID de la conférence pour une conférence programmée ou une conférence permanente
•
Comment modifier le mot de passe pour une conférence programmée ou une conférence permanente
5.4.3.1 Comment configurer la conférence permanente
Conditions préalables
•
Votre administrateur a configuré un numéro de sélection pour les conférences.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Démarrer une nouvelle conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Démarrer la conférence.
La fenêtre Conférence AdHoc s'ouvre avec vous en tant que directeur de conférence.
104
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
2)
Ajoutez les participants à la conférence, voir
Comment ajouter un participant
à la conférence
.
3)
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Salle de conférence >
Sauvegarder sous
.
4)
Dans le champ de saisie, entrez un nom pour la conférence.
5)
Cliquez sur Avancé.
6)
Dans la liste déroulante Type de conférence, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
•
Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide d'un mot de passe, sélectionnez Conférence perma-
nente
.
•
Si vous voulez renoncer à l'authentification des participant à la conférence par mot de passe, sélectionnez Conférence permanente (pas de
mot de passe)
.
7)
Sélectionnez la Langue de la conférence souhaitée pour les annonces et les invitations par e-mail (par défaut, il s'agit de la langue de la boîte vocale).
8)
Cochez la case Cette conférence est une conférence active.
9)
Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide de la touche *, cochez la case Obliger les participants à
taper sur "*" (étoile) pour entrer dans la conférence
.
INFO:
Cette option est recommandée lorsque les participant à la conférence ne doivent pas s'identifier au moyen d'un mot de passe. Ainsi, seuls les abonnés présents sont reliés à la conférence, à l'exclusion des boîtes vocales.
10)
Si vous souhaitez utiliser simultanément Web Collaboration dans cette conférence, cochez la case Démarrage automatique de la conférence télépho-
nique avec Web Collaboration
.
11)
Si vous souhaitez que le système enregistre automatiquement la conférence, cochez la case Enregistrer automatiquement cette conférence.
12)
Si vous souhaitez que les invitations par e-mail soient automatiquement envoyées aux participants à la conférence, cochez la case Envoyer automa-
tiquement l'e-mail d'invitation aux participants à la conférence
.
13)
Si vous souhaitez ajouter à l'e-mail d'invitation un texte introductif, indiquezle dans le champ de saisie.
14)
Cliquez sur Sauvegarder.
15)
Dans la fenêtre Envoyer des invitations à la conférence, cliquez sur Oui.
Les e-mail d'invitation sont maintenant envoyés.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Formats des numéros d'appel
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