Règles
Vous pouvez automatiser de nombreuses opérations GroupWise
®
, telles qu'une réponse lorsque que vous n'êtes pas au bureau, la suppression ou le tri d'éléments dans un dossier, via des règles pour définir un ensemble de conditions et d'opérations à effectuer lorsqu'un élément remplit ces conditions.
Section 9.1, « Présentation des règles », page 177
Section 9.2, « Opérations effectuées par une règle », page 177
Section 9.3, « Événements qui déclenchent une règle », page 179
Section 9.4, « Création d'une règle », page 180
Section 9.5, « Modification d'une règle », page 184
Section 9.6, « Activation ou désactivation d'une règle », page 184
Section 9.7, « Exécution manuelle d'une règle », page 184
Section 9.8, « Suppression d'une règle », page 185
9.1 Présentation des règles
Lorsque vous créez une règle, vous devez procéder comme suit :
Attribuez un nom à la règle.
Sélectionnez un événement. L'événement sert de déclencheur à la règle.
Sélectionnez les types d'éléments qui seront concernés par la règle.
Ajouter une opération. L'opération correspond à ce que vous voulez que la règle fasse lorsqu'elle est déclenchée.
Enregistrez la règle.
Vérifiez que la règle est activée.
Vous pouvez indiquer de nombreuses autres options pour limiter les éléments concernés par la règle.
Par exemple, vous pouvez appliquer une règle uniquement aux rendez-vous acceptés, aux éléments dont le champ Objet comporte un certain terme ou aux éléments de priorité élevée. Utilisez l'option
Définir les critères de recherche pour limiter davantage vos règles. Reportez-vous à
« Limitation des
éléments affectés par une règle » page 183 .
9.2 Opérations effectuées par une règle
Les règles permettent d'envoyer des éléments, d'y répondre ou de les transférer, d'effectuer des opérations sur les éléments de la boîte aux lettre, etc.
9
Règles
177
Opérations effectuées par une règle
Opération Résultat
Envoyer un message
Transférer
Délégation
Répondre
Accepter
Envoie un message électronique préparé aux destinataires que vous avez indiqués lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous devez informer votre supérieur à chaque fois que vous recevez un rapport mensuel d'un autre groupe de personnes, vous pouvez créer une règle pour lui envoyer un message dès que vous recevez le rapport.
Transfère les éléments à un ou plusieurs utilisateurs lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous faites partie du « noyau principal » d'une
équipe, vous pouvez créer une règle qui transfère les comptes rendus des réunions
à tous les membres de l'équipe.
Confie un rendez-vous, une note ou une tâche à un autre utilisateur lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si quelqu'un vous remplace lorsque vous n'êtes pas au bureau, vous pouvez créer des règles pour déléguer des rendez-vous, des tâches ou des notes à cette personne.
Envoie une réponse préparée à l'expéditeur lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous devez vous absenter du bureau pendant plusieurs jours, vous pouvez créer une règle qui envoie en réponse la date de votre retour aux
éléments entrants.
Vous pouvez utiliser la fonction Définir les conditions pour éviter que des réponses ne soient envoyées à des serveurs de listes ou à d'autres grands groupes.
Accepte un rendez-vous, une note ou une tâche lorsque les conditions de la règle sont réunies. Vous pouvez par exemple définir une règle qui accepte tous les rendez-vous qui proviennent d'une personne en particulier.
Catégorie
Supprimer/
Refuser
Supprimer l'élément
Assigne une catégorie à tout élément respectant les conditions spécifiées. Les catégories sont Priorité faible, Urgent, Suivi, Personnel et toute autre catégorie définie par l'utilisateur.
Supprime ou refuse un élément lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, vous pouvez définir une règle qui refuse un rendez-vous prévu un certain jour de la semaine si vous n'êtes jamais disponible pour assister à une réunion ce jour-là.
Supprime les éléments de la corbeille lorsque les conditions de la règle sont réunies.
Par exemple, vous pouvez définir une règle qui supprime les éléments provenant d'une société qui vous envoie régulièrement du courrier qui ne vous intéresse pas.
Placer dans un dossier
Lier à un dossier Lie les éléments à un ou plusieurs dossiers lorsque les conditions de la règle sont réunies. Le fait de lier un élément à un dossier permet d'afficher cet élément à partir de plusieurs dossiers. Par exemple, si vous avez un élément qui concerne le marketing et le personnel, vous pouvez le placer dans le dossier Marketing, puis le lier au dossier Personnel. Vous pouvez ensuite ouvrir cet élément depuis l'un ou l'autre de ces dossiers.
Marquer Privé
Transfère les éléments dans un dossier lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, vous pouvez transférer dans un dossier commun tous les
éléments dont le champ Objet comporte certains termes.
Marque comme étant privés tous les éléments qui réunissent les conditions de la règle. Lorsqu'un élément est marqué Privé, vous pouvez annuler les droits d'accès correspondants de vos mandataires. Par exemple, votre règle peut marquer tous les
éléments des membres de votre famille comme étant privés.
178 Guide de l'utilisateur du client Linux/Mac GroupWise 8
